評価シートを前に、手が止まる。この半年、あの人はどう動いていたか。思い出せるのは、先週の出来事と、強く印象に残った一件だけ。そんな経験はないでしょうか。
評価者の記憶には限りがあります。だから日々の行動を記録しておく。ただ、「報連相が弱い」「意欲がある」と書くだけでは、期末に見返しても根拠になりません。
結論から言えば、行動記録は「事実」「見立て」「確認すること」の3つに分けて書くのがよいと思います。この記事では、同じ出来事を悪い記録から書き直しながら、その分け方を見ていきます。最後に、自分の部下で使える記録シートも置きました。
記録がないと、評価は印象と直近の出来事に引きずられる
行動記録をつける一番の理由は、評価が印象に流されるのを防ぐためです。
評価者が陥りやすいエラーには、体裁のきれいなレポートが内容まで良く見える「ハロー効果」があります。期末だけ頑張った人を、ずっと頑張っていたと錯覚する「期末誤差」もあります。防止策は、具体的な事実に基づいて評価することと、日頃から具体的な事実をメモしておくことです。
半年前のことは、記録がなければ思い出せません。思い出せない部分は、印象で埋まってしまいます。行動評価は日常の行動観察が前提です。期末になってから「さあ評価」と始めても、適正な評価はできません。
つまり記録は、評価の手間を増やす作業ではありません。印象評価に陥らないための備えです。
記録に書くのは、見たこと・聞いたことだけ
記録の中心に置くのは、見たこと・聞いたことだけです。
評価の基本原則では、事実に基づいて評価すること、人のうわさや間接的な情報は排除することが挙げられています。対象は勤務中の行動と成果だけで、学歴・思想・性別・性格などを評価に反映させてはならない、とも書かれています。
たとえば「最近やる気がない」は、事実ではなく見立てです。「会議で、質問を受けても発言しなかった」なら事実です。同じ出来事でも、書き方で性質が変わります。
| 区分 | 例 | 記録での扱い |
|---|---|---|
| 事実 | 会議で、質問を受けても発言しなかった | 記録の中心。日時・場面・言動・結果を書く |
| 見立て | やる気が下がっているのかもしれない | 別の欄に、仮説として書く |
| うわさ・間接情報 | 他の人が「遅刻が多い」と言っていた | 記録しない。必要なら自分で事実を確かめる |
| 人柄の決めつけ | もともと消極的な性格だ | 書かない。仕事での行動だけを書く |
見立てを書いてはいけない、という意味ではありません。事実と混ぜずに、別の欄へ置く。そこが分かれ目です。
同じ出来事を、悪い記録から書き直す
事実・見立て・確認すること、の3つに分けると、記録は評価の根拠として使えるようになります。あとから「何を見て、そう判断したのか」をたどれるからです。
具体例で見てみます。以下は、考え方を示すために作った架空の例です。たとえば、営業事務のAさんについて、こんな行動記録があったとしましょう。
Aさんは報連相が弱い。責任感が足りない。
この記録には、3つの弱点があります。
- いつ、何があったのかが分からない
- 「報連相が弱い」は評価であり、見たことではない
- 「責任感」は、仕事の行動から離れた人柄の話になっている
この記録を、事実・見立て・確認することに分けて書き直します。いつ、どんな場面かは、事実の欄の冒頭に書きます。1つ目は、遅れが出た場面です。
| 欄 | 書き方 |
|---|---|
| 事実 | 10/12（月）午後、取引先の見積依頼（期限17時）の対応中。15:30に私が声をかけるまで、Aさんからの連絡はなかった。声をかけると「半分まで終わっています」と答えた。16:40に「17時には間に合わない」と報告があった |
| 見立て | 期限が近づくまで、遅れを伝えにくい状況なのかもしれない |
| 確認すること | 期限前に遅れを伝えた場面が他にあるか。次の1on1で、伝えにくい理由を聞く |
2つ目は、うまくいった行動です。
| 欄 | 書き方 |
|---|---|
| 事実 | 10/20（火）会議後。他部署から届いた質問に、Aさんが自分から資料を添えて返信していた。質問を受けてから30分後だった |
| 見立て | 相手の状況を考えて、自分から動けている |
| 確認すること | 同じ動きが、他の場面でも見られるか |
最初の記録との違いは、事実と見立てが別々にあることです。見立ては「かもしれない」と仮説の形にして、確認すること欄で次の行動につなげています。この3つに分ける形は、事実とそれ以外を分けて聞くという本の考え方をもとに、編集部が組んだものです。
2つ目のように、うまくいった行動も残します。期初から課題に取り組み、期末にできるようになったのであれば、それは評価してよいと考えます。その経過が分かる記録にしておくと、期末に迷いません。
つまり、悪い記録を直すコツは、事実を短く書き、見立てを別の欄に分けることです。
見えなかった行動は「見えなかった」と書き、本人にも語ってもらう
自分が見ていない行動は、「見えなかった」と記録します。見たことにしないことが、記録の信頼を守ります。
行動評価では、評価者から見えないものは、見えなかったと評価します。評価者がすべてを把握するのは無理だからです。そのためメンバーには「自己評価責任と報告義務」があります。「見てくれない」ではなく「見せなければならない」と、あらかじめ伝えておく必要があります。
たとえば期末の面談で、Aさんが「実は他部署と調整していました」と話したとします。そのときは、5つの質問で具体的に語ってもらいます。
- どんな具体的な行動をしたのか
- いつ、どんな場面だったのか
- 誰に対して、どんな課題に対して行ったのか
- なぜ、そのように行動したのか
- その結果、どうなったのか
この質問で具体的に語ってもらうと、本人も正しい認識に近づきます。事実を少し脚色して話してしまう場合も、「その話は違う」と指摘せずに、脚色を防げます。
答えが聞けて、行動があったと確かめられたら、記録に足します。そのときは「本人の報告」と書いて、自分が見た事実と区別しておきます。この区別は編集部の案です。
見えていないことを、見たことにしない。本人の報告は、確かめたうえで足す。この2つで、記録の信頼は保てます。
記録は、その場で伝えてこそ評価につながる
問題のある行動は、記録するだけで終わらせず、その時点で本人に伝えます。
問題のある行動を記録だけして指摘しないのは、まったくよろしくありません。評価の時期になってから指摘すると、メンバーは「だったらそのとき言ってください」と思います。信頼が大きく損なわれるからです。
1on1のような場があれば、記録を見ながら話せます。1on1の内容を記録しておくことが、適正な評価につながります。話を聞くときは、事実と、それ以外（感情・考え・推測）を分けて聞きます。記録の事実欄と見立て欄を分けるのと、同じ考え方です。
だから記録は、ためておくものではなく、対話の材料です。
自分の部下に当てはめる記録シート
自分の部下で試すなら、まず事実・見立て・確認することの3つの欄を使ってください。必要に応じて、本人の報告と、伝えた日と内容の2つの欄を足します。1つの出来事を、1行で書き始めて大丈夫です。
| 書く欄 | 自分への問い | 書き方のヒント |
|---|---|---|
| 事実 | いつ、どんな仕事の場面で、何を見た・聞いたか。結果はどうなったか | 冒頭に「10/12 見積依頼の対応中」のように日付と場面を書く。勤務中の仕事に限る。言動をそのまま書き、「頑張っていた」のような評価の言葉は避ける |
| 見立て | その事実から、自分は何を考えたか | 「〜かもしれない」と仮説の形で書く。事実の欄に混ぜない |
| 確認すること | 何を確かめれば、見立てが正しいか分かるか | 次の1on1で聞くこと、他の場面で見ることを書く |
| 本人の報告 | 本人から聞いた行動はあるか | 「本人の報告」と明記する。5つの質問で確かめてから足す |
| 伝えた日と内容 | 本人に、いつ何を伝えたか | 問題のある行動は、記録だけにせず、伝えた日を残す |
毎日、全部の欄を埋める必要はありません。気づいたときに、事実の欄に1行だけ書く。見立てや確認することは、あとで足しても間に合います。
きれいな記録より、まず1行。それがこのシートの使い方です。
書いた記録を5つの問いで点検する
何件か書いたら、次の5つの問いで見直します。一つでも詰まったら、その欄に戻ってください。
- 事実の欄は、見たこと・聞いたことだけか（「やる気がない」のような評価の言葉が混ざっていないか）
- 事実の欄を読めば、いつ、どんな場面かが、あとで分かるか
- 見立ては「かもしれない」と仮説の形で、別の欄に分けたか
- うまくいった行動も書いているか（課題だけの記録になっていないか）
- 問題のある行動は、記録で終わらず、本人に伝えたか
この5つは、記録を評価の根拠として使うための最低限の確認です。書式の細かさより、ここを先に見るほうが大切だと思います。
だから、記録を増やす前に、まず今ある数行を、この5つで見直してみてください。
まずは1人、1週間だけ書いてみる
まず、部下の1人について、1週間だけ書いてみてください。全員分は、そのあとで大丈夫です。
最初の場面に戻りましょう。評価シートを前に手が止まったとき、足りなかったのは、記憶力ではなかったかもしれません。思い出す手がかりとなる、事実の記録でした。
事実を1行、見立てを別の欄に。それだけで、期末に見返したときの手がかりは大きく変わるはずです。
この記事の考え方の出どころ
この記事で使った次の考え方は、西尾太さんの『人事評価の基本』にあります。
- 行動評価は日常の行動観察が前提になる
- 事実に基づいて評価し、うわさや印象を排除する
- ハロー効果・期末誤差など、評価者が陥りやすいエラーと、事実メモによる防止
- 見えなかった行動は見えなかったと評価し、5つの質問で本人に語ってもらう
- 問題のある行動は、記録だけで終わらず、その時点で伝える
- 事実とそれ以外（感情・考え・推測）を分けて聞く
この本のおすすめポイントは、行動記録の前後まで一冊でつながることです。行動評価の考え方、評価の基本原則とエラー、評価面談の進め方、1on1での聞き方まで扱っています。記録をつけたあと、どう評価し、どう本人と話すかまで知りたい評価者に向いています。行動記録の書き方だけを詳しく知りたい人は、この記事の記録シートと合わせて読むと、使いやすくなります。
記録シートとAさんの例は、この記事のために編集部が作ったものです。本に掲載されているものではありません。他社のテンプレートの様式は使っていません。自社の評価制度に項目や基準がある場合は、それに合わせてください。